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全程信用风险管理体系的具体实施-4、应收账款管理

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滴水纪念章

发表于 2015-3-3 14:00:41 | 显示全部楼层 |阅读模式
  由于逾期账款每天都在消耗着企业的利润,作为企业血液的现金流被众多逾期账款占用,企业利息损失和机会成本损失都将是巨大的。应收账款的管理不但要保证账款的安全,还要保证账款的质量一一即它的回收速度。
  1.应收账款的信息管理
  (1)国药股份苏州分公司应收账款管理信息系统的数据处理流程分析应收账款系统的数据主要来源于赊销和收款业务记录的销售发票和收款凭证。根据这些销售发票和收款凭证登记应收账款明细账,并定期进行应收账龄、客户信用、客户欠款和应收坏帐的统计分析。根据销售核算系统的销售发票文件和销售发票凭证进行审核,审核无误后编制记账凭证计入应收账款明细账和总帐。待货款回收时,根据收款凭证输入、审核处理,冲销应收账款明细账,同时计入总账系统。为了反映客户资料,进行客户分析评价,需要建立客户信息系统,并在系统中设置信用额度和信用帐期,进行信用控制。根据客户档案文件和应收账款明细账文件可以建立客户信用管理系统、应收账款账龄分析系统和风险预警系统。如图_5-2所示:
QQ图片20150303140330.png
      (2>国药股份苏州分公司应收账款管理信息系统的数据处理具体内容应收账款管理系统用来存储和处理有关应收账款数据的文件包括:应收账款明细账、收款明细、客户档案和应收账款账龄等。其中应收账款明细账是本系统的主文件,应收账款明细账的数据来源于销售核算系统的销售发票和收款凭证。收款凭证的数据是根据收款凭证输入和审核处理来完成数据采集的。客户信息系统是系统初始化时和口常维护的,通过信用额度和信用帐期的建立和维护,对逾期客户进行锁定,来进行信用控制。收账款明细账的输出和应收账款统计分析。总账系统的记录凭证文件是用以存储应收账款应收和己收总分类账业务的发生额,是通过自动转账加以完成的。账龄用于可定义的账龄区间,同时派生出账龄分析表,进行应收账龄的账龄分析。如图5一3所示: QQ图片20150303140409.png
图_5-3应收账款管理信息系统的数据处理具体内容
    2.应收账款管理的责任分配
  在国药股份苏州分公司赊销过程中,应收账款的管理需明确责任,保证和敦促赊销客户严格按照双方约定的信用条件和支付方法付清货款,降低坏帐的可能性,加快回收速度。
  (1)销售部门:有责任确保客户依据双方约定的付款条件和支付方法付款,并及时反馈给信用管理部客户逾期欠款原因;协助对帐,说明对帐差异的原因;积极催讨逾期帐款;提出坏帐核销的申请。
  (2)财务部:销售结算员准确记帐、销帐;及时提供应收账款帐龄表及货款收回信息;办理坏帐核销的相关手续。财务部销售结算员会同销售业务员每半年一次与客户对帐,必要时可以临时对帐。
  (3)信用管理部:每月确定销售部是否按照公司应收账款管理制度进行逾期货款催收。应收账款管理专员负责公司应收账款的分析工作,制作分析报告。监控逾期巾长款的催收情况。
      (4)法律事务部:需通过法律手段解决的应收账款,由公司的法律事务部负责相应诉讼等工作。
  3.应收账款的账龄监控
  应收账款帐龄分析表可以控制以下信息:
  (1)可以了解每一笔拖欠的应收账款的逾期情况,便于及时催收;(2)可以了解每个客户的拖欠情况,作为以后对其交易时的资金审批参考;(3)具体地分析企业的应收账款回收状况,及时地调整信用额度和信用帐期;(4)利用账龄分析表,进行应收账款的跟踪管理;(5)按应收账款账龄的长短不同分别制定不同的比率计提坏账准备金,加速企业的资金周转。
  根据帐龄分析表,信用管理人员可以获取得如下
      (1)应收账款中有多少还在信用期内;
  (2)应收账款中有多少是逾期的;
  (3)分别有哪些客户有逾期欠款,逾期时间是多少;
       (4)有多少应收账款己成为呆账、坏账;
  (5)应收账款的账龄比例结构、逾期应收的百分比。
  4.应收账款的催收管理
  (1)帐期内应收账款管理:根据信用期内欠款回收要求,销售业务员应负责在规定的还款期前一周,提醒客户准备支付到期货款,并跟进实际回款;对于大额到期货款,信用管理部应收账款管理专员应提醒销售业务员,必要时协助催款。
  (2)超期应收账款催收:每月末财务部提供应收未收明细及超红线帐款明细给销售部门及信用管理部,由信用管理部应收账款管理专员跟进销售部门解决超期帐款的计划与实施情况,对于逾期严重且无有效处理计划的客户提起信用锁定申请。
  5.应收账款的对帐管理
  财务部销售结算员根据客户的应收账款余额,负责填写《应收账款往来对帐单》,交由销售业务员与客户对帐,由销售业务员敦促客户及时给予反馈。如图_5-4所示:
QQ图片20150303140504.png
    财务部销售结算员必须根据客户的反馈情况,及时编制《应收账款对帐情况表》,并详细说明差异原因。对于对帐差异较大且通过电话无法对清的客户,销售结算员应当与销售业务员一起前往客户处进行现场对帐。
  《应收账款往来对帐单》需要按一定规则加以编号,并反馈给信用管理部应收账款管理专员。
  对未在规定口期反馈企业往来对帐单又无正当理由的客户,信用管理部次口起即可停止对其授信。
  6.应收账款的法律诉讼
  对没有意愿支付帐款的问题客户,或者帐款逾期超过3个月仍然不能收回的,经公司批准后采取法律措施,审批流程如下:
      (1>由销售业务员向销售中心负责人、销售部门总经理逐级汇报;
      (2>信用管理部提供客户相关财务和信用资料。
  (3)财务总监和分管副总经理讨论后报总经理批准。
  (4)如果决定诉讼,由销售部门和信用管理部收集相关资料转交法律事务部。
  公司采取法律诉讼时,信用管理部应协同销售部门准备以下资料:
  (1)销售合同/协议原件
  (2)历次对帐单
  (3)收货单原件
  (4)发票复印件
  (5)授权委托书原件
  (6)法人营业执照副本复印件
  (7)其他相关资料
  7.应收账款的坏帐损失处理
  对于符合国药股份苏州分公司相关规定的逾期应收账款,按照公司规定的流程履行审批手续后列入坏帐损失。
  通过坏帐准备的提取,可以减少本期虚增的资产和利润,弥补坏帐造成的损失,提高企业抗御风险的能力。
  计提坏帐准备的方法是账龄分析法,其基本作法是:将应收账款按拖欠时间的长短划分区段分别为1年以内、1-2年、2-3年、3-4年、4-5年以及_5年以上,计列各区段上的应收账款余额,扣除国控内部的余额和为负的余额,并为每一个区段估计一个坏帐损失率,分别是1年以内提取1 % ,  1-2年提取10 % , 2-3年提取30%, 3-4年提取50% , 4-5年提取80 % , 5年以上提取100 %,两者相乘算出各区段应计提的坏帐损失,最后相加得出估计的坏帐损失总额。如表5-3国药股份苏州分公司坏帐准备计提标准所示:
QQ图片20150303140605.png
    坏帐的责任销售业务员是保证应收账款按期、全额回收的直接责任人,其直属领导及所属销售部门各级领导分别承担主管责任和分管责任。
  一旦发生坏帐损失,应当按照公司《应收账款损失责任追究制度》进行相关人员责任的追究处理。
  具有信用职能的员工(包括销售业务员、销售总监、销售总经理以及信用管理部相关人员等)离职,必须做好书面交接工作,双方共同签字确认。
  转自沈音:《医药流通企业客户信用风险管理研究(硕士论文)》
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